Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh: Xin lỗi để thành công

Những lỗi cơ bản thường gặp trong đàm phán

1. Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu tập trung.
2. Không biết đối tác ai là người có quyền quyết định.
3. Không nắm rõ thế mạnh của bản thân và vận dụng tối ưu trong đàm phán.
4. Đàm phán với mục đích chung chung, không có nhiệm vụ đích đến cụ thể.
5. Bỏ qua đề xuất giá trị hoặc lơ đễnh khi đối phương nêu ra quan điểm.
6. Coi nhẹ việc kiểm soát các yếu tố thái độ chuyên nghiệp như thời gian, trật tự vấn đề, người nói người nghe…
7. Không để cho bên kia đưa ra đề nghị trước.
8. Bỏ qua thời gian và địa điểm như là 1 vũ khí trong đàm phán.
9. Từ bỏ khi cuộc đàm phán dường như đi đến chỗ bế tắc.
10. Không biết kết thúc đúng lúc.

Trong đàm phán có rất nhiều yếu tố để đạt được mục đích và thành công, đồng thời tạo được thiện ý đồng tình của đối phương. Kể cả chuyên gia đàm phán cũng sẽ có lúc mắc sai lầm, bỏ sót điều gì đó chứ đừng nói đến “những tay mơ”. Nhưng nắm rõ điều cốt lõi của đàm phán chính là luôn nêu cao thiện chí lắng nghe, thấu hiểu và tôn trọng để tạo ra bước hành động đúng đắn.

Xin lỗi đúng cách - Thủ thuật đàm phán để thành công 

Lấy một ví dụ về trường hợp đàm phán giữa nhóm quản lý và nhóm công đoàn Philippines Golden Donut. Khi nhóm quản lý xuất hiện trong buổi nói chuyện muộn khoảng 35 phút, nhóm công đoàn đã thực sự phản kháng và tức giận. Để cố gắng tiếp tục quá trình đàm phán, nhóm quản lý đã gửi tới bên công đoàn một lá thư xin lỗi. Cho rằng điều đó là chưa đủ, nhóm công đoàn từ chối triệu tập và cuối cùng thực hiện bãi công.

Câu hỏi đặt ra là lời xin lỗi phải tới vào lúc nào và bằng cách nào để truyền đạt được sự hối lỗi và chân thành của bạn? Lời khuyên dành cho các nhà đàm phán là hãy cố gắng bằng cách truyền tải lời xin lỗi tới từng người, lời xin lỗi phải thể hiện được cảm xúc hay truyền tải cảm giác về trách nhiệm cá nhân và sự hối lỗi của bạn

Trong một nghiên cứu, Edward Tomlinson của Đại học John Carroll và Roy Lewicki của Đại học bang Ohio đã phát hiện ra rằng những người tham gia cho rằng những lời xin lỗi sẽ chân thành hơn nếu chúng bao gồm những yếu tố chủ quan bên trong (Ví dụ, “Đó là lỗi của tôi”), hơn là khi chúng gắn với những yếu tố khách quan bên ngoài “Điều kiện thị trường khó khăn”.

Khả năng truyền tải được một lời xin lỗi chân thành cũng dựa khá nhiều vào mức độ tin cậy của bạn. Vì thế đừng nên đưa ra sự đảm bảo hay hứa trước trừ khi bạn chắc chắn rằng mình có thể đi theo đến cùng. Nghệ thuật đàm phán bao gồm những thủ thuật hay kỹ xảo rất quan trọng liên quan đến hình thức và cách thể hiện bên ngoài, tuy nhiên bạn cũng không thể bỏ qua những suy nghĩ và cảm xúc bên trong – sự chân thành với đối phương. Nếu không có điều này, bạn rất khó có thể đàm phán với kết quả mỹ mãn nhất.

Khi xảy ra vấn đề không mong trong đàm phán, các bên sẽ trở nên thiếu hợp tác, thiếu tin tưởng và có thể sẽ trả đũa lẫn nhau. Khi đó một lời xin lỗi chân thành sẽ là công cụ hữu hiệu để giải quyết vấn đề và tiếp tục quá trình đàm phán đôi bên. Trong nhiều trường hợp, những lời xin lỗi chân thành có thể giúp các nhà đàm phán thành công cải thiện sự hiểu biết đôi bên, tăng cường sự tin tưởng và nâng cao kết quả đàm phán trong tương lai.

Lưu ý thời điểm xin lỗi hợp lý trong đàm phán

Khi xem xét thời điểm hợp lý để đưa ra lời xin lỗi trong quá trình đàm phán, hãy suy nghĩ đến 5 điều sau :

1. Xin lỗi có thể dẫn đến yêu cầu cho nhiều lời xin lỗi khác.
2. Xin lỗi có thể khiến người xin lỗi bị kết tội về điều anh ta đang xin lỗi. Hành động này có thể khiến việc đàm phán bị tạm ngưng trong tương lai.
3. Lời xin lỗi có thể làm vị trí trong tương lai của nhà đàm phán bị suy giảm, đó là kết quả của việc đưa ra lời xin lỗi chưa đúng lúc trong quá trình đàm phán.
4. Xin lỗi phải ở đúng chỗ. Là một nhà đàm phán tài ba, bạn phải biết sử dụng lời xin lỗi khôn ngoan, không để nó hời hợt hay không có một suy tính rõ ràng.
5. Xin lỗi sai cách có thể dẫn đến một chuỗi các vấn đề vô hình và không rõ ràng trong cuộc đàm phán ở tương lai.

Kết luận: Đàm phán là một quá trình phức tạp để đạt được mục đích và lợi ích cho mình và tổ chức. Là một nhà đàm phán khôn ngoan, hãy cân nhắc và thận trọng lựa chọn lời xin lỗi chân thành, đúng mực tại thời điểm phù hợp. Nó sẽ giúp bạn lấy lòng đối phương, xoay chuyển tình thế theo hướng có lợi cho cả đôi bên. Nhưng nếu làm sai, bạn có thể khiến cuộc đàm phán đổ bể bất cứ lúc nào.